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解读ERP的需求调研

发布时间:2011-09-22 09:14:53  作者: 

解读ERP的需求调研
什么是需求调研?
比如:采购订单金额为1000元以下时采购科长即可批核,当采购金额达到10000元以内时需要采购经理批核,而采购金额达到10000元以上时需要提交总经理批核等等流程。
     一、什么是需求调研
  需求调研是企业在选择ERP系统前以及使用某种ERP产品前所经历的调查了解的过程。可以说需求调研是ERP软件实施中重要的部分,调研的结果将直接影响到ERP效能的发挥。
  对于企业来说上ERP重要的步是了解:自己有什么、还缺什么。正所谓知己知彼百战不殆。如果没有对自己情况的详细了解何谈选择正确的ERP产品?
  但对于企业来说能调查出自身的问题并做出准确的判断也是异常困难的――不识庐山真面目只缘身在此山中。企业内的IT人员如何跳出企业的框框了解企业存在的问题,值得我们探讨。
     而对于咨询公司来说通过ERP调研对于企业有着深入的了解也是制订解决方案的必经之路。
   二、ERP调研的异同
  1、企业内部调研
  企业在选择ERP系统时所进行的内部调研通常注重以下几点:
 对企业内部流程的整理
 对企业目前存在的问题的分析
  对企业各部门所期望实现的目标的收集与整理
   整个过程中强调的是对企业未来需求的“愿望”,而这个“愿望”是企业与咨询公司谈判的基点:企业需要达到这样的目标,咨询公司能做到什么,代价如何。
  2、咨询公司ERP调研
  在编写业务蓝图,也就是企业未来的规划的过程以前,咨询公司需要对企业有所了解,而这个了解的过程需要通过调研来实现,在调研的过程中通常咨询公司也会了解如下的工作:
 对企业内部流程的整理与归纳
 对企业目前存在的问题的分析
 对企业各部门所期望实现的目标的收集与整理
  分析ERP软件与期望目标的差异
   整个过程中的核心部分是差异分析。即,企业目前的状况是什么,期望的目标是什么,企业达到目标的可能性是多少,企业或者软件需要做哪些调整。咨询公司关注的是如何实现。
  而国内目前的ERP实施现状是:企业不明白自己的需求,更不明白ERP能达到什么样的效果。而咨询公司在合同签订之前拼命的吹嘘,而在合同签订的过程中不断的压低能实现的功能,后在业务蓝图的过程中提交容易实现的内容。因为达到目标就意味着咨询公司要付出代价,而用低的代价得到大的收获是每个企业所追求的。也由此可见,明确需求或者说完善内部的ERP调研对于企业来说是多么重要的。  
  三、ERP调研三步走
  对于ERP调研三步走,在培训的过程中我曾问过在座的朋友,大部分人都觉得迷茫。当然我想这只是朋友们一下子没反应过来。但凡做过ERP调研的朋友大约都知道――起步在流程!
  步:整理流程
  企业流程的重要性具个很简单的例子就能说明。
  很多做开发的朋友都极其关注,查询的时候如果能做到关联查询那能为用户省下多少时间――点击采购订单,能查出该采购订单的物料信息。再点击采购订单的物料编码便能带出该物料的库存信息,再点击该物料的物料编码又能带出物料的BOM结构。总之你只需要不断的点击就能查到与该物料相关的所有信息。所有的查询均可以通过一个画面进行,省却了以前要开多个窗口查询的麻烦。
  可开发人员又何曾想到:开一个采购订单的时间在整个采购过程中中所占的比例?从采购人员下达生产订单,到相关主管部门批核采购订单,再到供应商交货或许需要三天、十天甚至数月,能在流程上将采购订单的处理时间缩短哪怕一个小时都比在技术上实现某个功能带更多的效益。
   说到整理流程自然需要按部就班,一口吃不出个大胖子。
  1、整理跨部门的业务流程
  所谓跨部门的业务流程是指需要多个部门协调工作的流程,比如一张采购订单的处理流程:生产部门或其他部门提出采购需求,采购部门通过寻找供应商、询价后下达采购订单,供应商交货,品质部门验收,仓务收货入仓的流程。
  整理跨部门的业务流程是为了让调研者有一个全局的观念。从全局入手容易辨别整个流程中的关键控制点。
  2、各业务部门内部的内部处理审核流程
  这里是指部门内部出现异常情况时的处理流程,当然也可能会涉及到少量的跨部门流程。比如:采购订单金额为1000元以下时采购科长即可批核,当采购金额达到10000元以内时需要采购经理批核,而采购金额达到10000元以上时需要提交总经理批核等等流程。
  业务部门内部流程的处理是对总流程的补充和完善,通过将流程细化能从中发现现有流程的不足。通常来说,企业ERP执行的过程中出现问题不是出现在大的流程结构上――而是对细节的处理。比如采购退修的过程中如果出现费用需要支出(由于企业的问题造成采购来的物料或设备需要修理)时的处理。
  3、对流程的优化
  当内部顾问整理出企业的整个流程并将之细化和归类后可以很容易的对目前的瓶颈进行分析。作为内部的分析人员需要对目前流程中存在的问题进行统计整理,并向上级汇报建议的解决方案,优化企业的流程。
  在这里内部顾问可以使用这样一种表格来解释目前存在的问题:
  采购流程
  部门 人员 作用 时间 目前状况 改善建议及说明
  生计部 魏治 安排采购计划 1H 手工计划 通过MRP
  采购部 魏治 编制采购订单 1H 编制并打印采购订单 根据ERP可以取得默认采购资料
   采购部 魏治 批核采购订单 1H 签字 采购订单内部审核可以节约纸张
  采购部 魏治 发出采购订单 0.1H 可以通过WINFAX自动发出采购订单
  仓库 魏治 暂收物料 1H 查看供应商提供的采购订单文本通过ERP检查是否该收这批物料
  品管 魏治 检验 2H 根据提交的到货清单检验 根据ERP中的收货计划排检验计划。
  仓库 魏治 入仓 3H 实物入仓 实物入仓,并在ERP中记录
   流程改善说明:
  1、解约了安排采购计划的时间,并提高了准确率
  2、解约了采购订单的打印输出,解约了纸张、
  3、仓库暂收到通知品管检验在原有的流程中常有比较长时间的耽误(统计结果显示平均滞后4小时),改用ERP后,收货的同时品管即可安排检验计划。
  4、检验合格后品管通知仓库入仓滞后1小时。使用ERP后可以即时通知。
   通过这样的表格,公司管理层可以清晰的看到:
  目前存在的问题是什么
  如何改善
改善后能达到的效果如何
    然而对流程的分析是远远不够的,还需要其他工作做补充。

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